Procedury KYC (ang. Know Your Client) polegają na weryfikacji kontrahentów w zakresie m.in. struktury własnościowej, obszaru i legalności działania. Z procedurami KYC możemy spotkać przede wszystkim przed nawiązaniem współpracy z kontrahentem. Wynika to z obowiązku zachowania należytej staranności w zakresie weryfikacji klientów, w szczególności w przypadku podmiotów będących instytucjami obowiązanymi w rozumieniu Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: Ustawa AML). Weryfikacja klienta stosownie do przepisów Ustawy AML stanowi środek bezpieczeństwa finansowego, do których stosowania względem klientów zobowiązane są instytucje obowiązane w rozumieniu przepisów Ustawy AML. Zasady weryfikacji klientów mogą zostać uwzględnione również w procedurze wewnętrznej AML w przypadku podmiotów obowiązanych. O procedurach AML więcej pisaliśmy tutaj.
Jakie informacje należy pozyskać i zweryfikować w ramach procedury KYC?
To, jakie informacje należy pozyskać i zweryfikować w ramach procedury KYC, zależy przede wszystkim od tego, czy klient jest osobą fizyczną czy osobą prawną.
Bazując na Ustawie AML – w przypadku osoby fizycznej, należy ustalić następujące informacje: imię i nazwisko, obywatelstwo, PESEL lub datę urodzenia (w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwo urodzenia), serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby, adres zamieszkania. Jeśli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą dodatkowo należy ustalić firmę przedsiębiorcy, NIP oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.
W przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej należy ustalić nazwę, formę organizacyjną, adres siedziby lub adres prowadzenia działalności, NIP (w przypadku braku takiego numeru państwo rejestracji, nazwę właściwego rejestru oraz numer i datę rejestracji), dane identyfikacyjne osób fizycznych, reprezentujących podmiot.
Weryfikacji podlega również identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, ustalenia struktury własności i kontroli w przypadku osób prawnych oraz weryfikacja pod kątem powiązań politycznych, tj. osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, tzw. PEP (ang. Politically exposed person).
Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.
W tym celu można skorzystać m.in. z powszechnie dostępnych rejestrów. W przypadku współpracy na terenie Polski lub Unii Europejskiej, dostęp do rejestrów handlowych i rejestrów beneficjentów rzeczywistych jest większy niż w państwach spoza UE/EOG. Można również zwrócić się do klienta o przedłożenie odpowiednich dokumentów i oświadczeń w w/w zakresie.
Szczegółowość weryfikacji
Stopień szczegółowości identyfikacji i weryfikacji klienta zależy m.in. od oceny ryzyka kraju i obszaru geograficznego, w którym działa dany klient jak również przedmiotu działalności klienta.
Czy procedury KYC są wdrażane wyłącznie w instytucjach obowiązanych?
Z całą pewnością nie. Wdrożenie procedur KYC nie dotyczy wyłącznie instytucji obowiązanych w rozumieniu Ustawy AML.
Oczywiście Ustawa AML wprost w art. 34 ust. 1 pkt 1 przewiduje obowiązek identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości, z uwzględnieniem takich czynników ryzyka jak rodzaj klienta, obszar geograficzny, przeznaczenie rachunku, rodzaj produktów, usługi sposobów ich dystrybucji, poziom wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji, cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych. Weryfikuje się m.in. źródła pochodzenia majątku. Niezależnie jednak od obowiązków nałożonych ustawą, obecnie powszechnym standardem jest, że podmioty działające na rynku w celu zachowania należytej staranności weryfikują swoich kontrahentów w zakresie legalności ich działania i oceny ew. ryzyka związanego
z prowadzoną transakcją.
Korzyści związane z wdrożeniem procedur KYC
Wdrożenie procedur KYC w przedsiębiorstwie jest potwierdzeniem zachowania należytej staranności w zakresie weryfikacji podmiotów, z którymi nawiązywana jest lub została nawiązana współpraca. Niezależnie od ewentualnego obowiązku podmiotów obowiązanych wynikających bezpośrednio z Ustawy AML, wskazać należy, że odpowiednio wdrożone procedury KYC pozwalają ograniczyć ryzyka związane z transakcją biznesową.
Wdrożenie procedur weryfikacji kontrahentów oprócz wyżej opisanych korzyści w zakresie bezpieczeństwa transakcji, wiąże się również z zapewnieniem bezpieczeństwa pod kątem obowiązujących sankcji. W obliczu trwających konfliktów zbrojnych, sankcje gospodarcze są sukcesywnie nakładane na konkretne kraje, podmioty i towary.
Dlatego w przypadku współpracy międzynarodowej dobrze jest wykorzystać procedury KYC również w zakresie weryfikacji możliwości i legalności współpracy biznesowej.
W razie pytań, zapraszamy do kontaktu.
Krystyna Mazalik-Sumara
Approved Compliance Officer, Approved Compliance Expert (ESG, AML&Sanctions)
k.mazalik@complianceexperts.pl