Pranie brudnych pieniędzy może ale nie musi wyglądać tak jak w filmach Guy’a Ritchiego. W walce ze starym i znanym procederem wychodzi naprzeciw dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz wprowadzająca ją do polskiego porządku prawnego ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Od tego roku, w związku z poszerzeniem katalogu instytucji obowiązanych o przedsiębiorców wykonujących działalność lombardową, o przepisach AML warto przypomnieć. W niniejszym artykule omówione zostały wewnętrzne procedury AML oraz sposób ich wdrożenia w instytucji obowiązanej.
Procedury AML – kto musi je wprowadzić?
Do wdrożenia procedur AML zobowiązane są zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu instytucje obowiązane. Ustawa jako instytucje obowiązane wymienia m.in. banki, instytucje kredytowe i finansowe, instytucje płatnicze, firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń na życie, kantory, lombardy, pośredników w obrocie dziełami sztuki, w pewnym zakresie notariuszy, pełnomocników profesjonalnych i doradców podatkowych. Szczegółowy wykaz i zakres instytucji obowiązanych został wskazany w art. 2 ust. 1 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Wewnętrzna procedura AML jako must have
Instytucje obowiązane zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu mają obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta podlega bieżącej weryfikacji oraz w razie potrzeby aktualizacji.
Procedura zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu powinna określać przynajmniej:
- czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
- zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
- środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
- zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
- zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
- zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
- zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze,
- zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
- zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
O czym należy pamiętać w przypadku wdrożenia wewnętrznej procedury AML?
Wewnętrzna procedura AML podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla, wyznaczoną przez instytucję obowiązaną. Akceptacji kadry kierowniczej podlega również aktualizacja wewnętrznej procedury AML.
Grupowa procedura w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przewiduje obowiązek wdrożenia grupowej procedury AML w przypadku instytucji obowiązanych wchodzących w skład grupy oraz ich oddziały i jednostki zależne z większościowym udziałem tych instytucji mające siedzibę w państwie trzecim.
Co oprócz wewnętrznej procedury AML?
Oprócz wdrożenia wewnętrznej procedury AML Ustawa przewiduje również wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Dodatkowo, instytucje obowiązane są do prowadzenia dokumentacji wewnętrznej, potwierdzającej wywiązywanie się przez nie z pozostałych obowiązków nałożonych ustawą, jak np. weryfikacji kontrahentów, w tym zbieranie oświadczeń w przedmiocie beneficjentów rzeczywistych (UBO) oraz osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne (PEP) ocena ryzyka AML czy też monitorowanie transakcji.
W przypadku pytań, zapraszamy do kontaktu.
Autor:
Krystyna Mazalik-Sumara, Approved Compliance Officer/ Approved Compliance Expert (ESG; AML&S)
k.mazalik@complianceexperts.pl